Le cahier des charges

Établi sur une dizaine de pages (hors annexes) et fourni lors de l’appel d’offres, le cahier des charges (Cahier des Charges des Conditions Techniques Particulières - CCTP) constitue la première source d’information pour le bureau d’études. Il devra aborder et pointer :

• le contexte du territoire et de la politique culturelle de la collectivité (grands axes, compétences exercées)
• les objectifs de la mission (préciser les points d’attention) et le périmètre de l’étude
• l’interlocuteur au sein de la collectivité
• les instances de suivi et de pilotage
• le détail des attentes par rapport à la mission et déroulement envisagé
• les champs culturels concernés s’il ne s’agit pas d’une étude sur tous les champs culturels et artistiques
• les étapes attendues (il est possible de laisser le bureau d’études proposer un découpage par phase)
• le calendrier
• les compétences demandées

Ce cahier des charges devra comporter des informations précises et ciblées. Le prestataire ne pourra pas prendre en compte un nombre important d’études préalables au stade de la réponse à l’appel d’offres.

Le référent de la mission pour l’intercommunalité devra se rendre disponible pour répondre aux potentielles questions formulées sur la plateforme des marchés publics. Ces questions permettent d’accéder à une réponse d’autant plus adaptée.

Une fois le cahier des charges déposé ou envoyé, il faut idéalement laisser 4 à 6 semaines de délais (hors période de vacances) au(x) bureau(x) d’études pour formuler son ou leur offre. De son côté, l’intercommunalité peut appeler d’anciens clients du ou des bureau(x) d’études afin d’accéder à des retours d’expériences qui permettront notamment d’affiner ses critères de sélection. Il s’agira ensuite d’organiser une audition pour rencontrer les personnes qui seront en charge de la mission – le mieux étant de préciser en amont les questions au(x) bureau(x) d’études qui permettront au(x) candidat(s) d’être plus efficient(s) dans la préparation.