Les interlocuteurs sont multiples et les délais à respecter peuvent varier d’une Mairie à une autre, d’une Préfecture à une autre. Il est important de se renseigner auprès des services concernés, dès la genèse du projet.

Ainsi, il est essentiel d’anticiper au maximum les démarches pour respecter les délais d’instruction et pallier les prescriptions qui pourraient être imposées à l’organisateur au fil de l’instruction des dossiers (notamment dans le domaine de la sécurité et de l’application du plan VIGIPIRATE).

Les démarches administratives et autorisations à obtenir

(liste non-exhaustive)

Les demandes à effectuer en Mairie :

• autorisation de création d’un Établissement Recevant du Public (ERP) ;
• autorisation de travaux (modification, aménagement) d’un ERP ;
• autorisation pour utilisation exceptionnelle d’un ERP pour une exploitation autre que celle autorisée (CODE DE LA CONSTRUCTION ET DE L’HABITATION, arrêté GN6) ;
• autorisation d’occupation ou de privatisation temporaire du domaine public, des rues, des trottoirs, des jardins publiques, etc.
• déclaration des cortèges, défilés et rassemblements sur la voie publique ;
• autorisation pour la diffusion de musiques amplifiées sur la voie publique ;
• autorisation de circuler avec des véhicules dans les zones piétonnes ;
• autorisation de modifier la circulation, de barrer temporairement une route, d’occuper des places de stationnement sur la voie publique, etc.
• autorisation pour la vente de boissons alcoolisées sur l’espace public ;
• autorisation pour la coupure des éclairages urbains ;
• autorisation d’implanter un chapiteau, des tribunes, des structures, etc.
• déclaration de spectacle pyrotechnique ;
• autorisation de pose de calicots et de panneaux publicitaires ou informatifs, etc.

Les demandes à effectuer en Préfecture :

• autorisation pour l’organisation d’un rassemblement exclusivement festif à caractère musical (rave-parties, free-parties, fêtes technos, etc.) ;
• déclaration des cortèges, défilés et rassemblements sur la voie publique ;
• autorisation pour l’organisation d’un grand rassemblement ;
• déclarer l’activité d’entrepreneur du spectacle vivant ;
• autorisation d’engager ou produire un enfant de moins de 16 ans pour un spectacle ;
• mise en place des dispositifs de sûreté publique des manifestations et indemnisation des services d’ordre assuré par les forces de sécurité intérieures ;
• autorisation de surveillance de la voie publique par des agents d’une entreprise de sécurité privée ;
• déclaration de spectacle pyrotechnique, etc.

Les autres demandes d’autorisations et des mesures logistiques et organisationnelles à prevoir

(liste non-exhaustive)

• autorisations du domaine privé, de l’exploitant d’un ERP, du propriétaire d’un terrain pour une utilisation en parking, des Voies Navigables de France (VNF) pour utiliser des voies sur berges, etc. ;
• obtenir l’aide logistique des services techniques des collectivités territoriales concernées ;
• prévoir un site en fonction de l’accessibilité aux secours, aux Personnes à Mobilité Réduite - PMR, au public, aux véhicules utilitaires et poids lourds pour les montages et démontages ;
• choisir un site dont la nature des sous-sols est favorable pour la pratique artistique, pour la pose de charges lourdes sur l’espace public (sondages à prévoir pour les gradins), pour la fixation ou le lestage des chapiteaux ;
• prévoir l’application des mesures spécifique du plan VIGIPIRATE ;
• prévoir le guidage et la signalétique pour le public ;
• prévoir un dispositif médical adapté et au besoin, un Dispositif Prévisionnel de Secours (DPS) ;
• prévoir l’assainissement du site, le raccordement en eau potable ;
• prévoir le branchement électrique provisoire ;
• prévoir les assurances ;
• prévoir le service d’ordre et le gardiennage de nuit ;
• prévoir un accès aux alertes météorologiques, surtout en cas d’utilisation de chapiteaux ou en présence d’arbres sur le site accueillant du public ;
• prévoir le nettoyage des espaces publics ;
• prévoir de réserver des prestataires privés pour la sonorisation, les lumières, les structures, le nettoyage, la restauration, de mobiliser des bénévoles, de louer les secouristes, le mobilier et les barrières, le chapiteau, le bureau de contrôle, les sanitaires, etc. ;
• prévoir les autres démarches obligatoires, déclaration et paiement des droits d’auteur et autres droits voisins, les déclarations fiscales, les démarches préalables à l’embauche, etc.