Mode d'emploi

L’Agence culturelle Grand Est, par le biais de ses parcs de matériels scéniques, a vocation à permettre aux porteurs de projets d’organiser des manifestations culturelles dans de bonnes conditions techniques.

Pour cela, elle propose de la location de matériels scéniques à prix préférentiels pour l’organisation de manifestations culturelles, ainsi que des formations techniques, ou encore des ressources pédagogiques accessibles à tous.

Qui peut louer du matériel ?

L’utilisation des matériels est exclusivement destinée et réservée :

• aux collectivités et aux établissements publics (écoles, collèges, lycées, universités, bibliothèques / médiathèques...) ;

• aux associations (lieux scéniques, compagnies théâtrales, chorales, troupes de théâtre amateur…) siégeant dans le Grand Est et ayant pour projet la réalisation d’une manifestation culturelle se déroulant sur le territoire du Grand Est.

Un site web dédié à la location de matériels scéniques

parcsmaterielsgrandest.fr

La location de matériels auprès des parcs scéniques de l’Agence culturelle se fait exclusivement en ligne via le site dédié. Deux catalogues sont disponibles en ligne : celui du Parc de matériels à Saint-Martin-sur-le-Pré (Châlons-en-Champagne), et celui du Parc de matériels à Sélestat.

Il est possible pour les organisateurs de manifestations culturelles en Grand Est en remplissant les conditions énoncées ci-dessus de louer indifféremment dans ces deux parcs. Cependant, pour une manifestation donnée, la location de matériel doit se faire au sein d’un seul des deux catalogues, et ce quel que soit le nombre de paniers créés pour celle-ci.

Comptes personnels

Pour accéder au service de location en ligne, chaque usager doit se créer un compte personnel, permettant d’être identifié en tant que personne.
Puis, il aura le choix soit de créer, soit de rejoindre un compte structure.

Comptes structures

Les comptes structures permettent d’identifier la structure pour laquelle la demande de location est réalisée. La création d’un compte structure passe par l’envoi de documents officiels (statuts et liste des membres du bureau pour les associations, lettre d’ouverture de compte pour les collectivités et établissements publics) et par une étape de vérification et de validation de la part de l’Agence culturelle.

Les comptes des structures ayant déjà effectué des locations auprès d’un des parcs de matériels scéniques (depuis janvier 2018 pour Saint-Martin-sur-le-Pré, et depuis janvier 2017 pour Sélestat), ont été rattachés au nouveau module de location : pour en retrouver les informations il suffit, lors de l'inscription, de renseigner dans le champ indiqué l’adresse mail utilisée lors de ces précédentes locations.

Référent

Pour chaque compte structure créé, doit être désigné un référent, responsable légal ayant des droits de lecture et de modification sur toutes les informations, tous les documents de la structure et tous les paniers créés en son nom. Il peut aussi gérer les droits des différents membres de la structure, et inviter de nouveaux membres.

Administrateur

L’utilisateur qui crée le compte structure en est administrateur. Il peut il y avoir plusieurs administrateurs dans une structure.

Les administrateurs ont les mêmes droits que le référent, mais peuvent aussi changer le statut des différents membres, et retirer un membre d’une structure.

Membres

Les membres sont toutes les personnes dont le compte personnel a été rattaché au compte de la structure : ils peuvent modifier les informations de la structure, consulter les manifestations pour lesquelles ont été créés des paniers, et créer des manifestations dont ils deviennent alors référents. Ils ont accès à la lecture de la liste des paniers et commandes de la structure, et à ses factures.

Référent d'une manifestation

Le référent d’une manifestation gère tous les paniers créés pour une manifestation donnée. Il peut donc créer des paniers, les modifier ou les supprimer.

Référent d'un panier

Le référent d’un panier est la personne à qui a été confiée la tâche de constituer un panier pour une manifestation donnée. Il peut modifier ce panier ou le supprimer.

Pour une manifestation, il est ainsi possible de créer plusieurs paniers (ex. lumière, son, etc.) et de leur assigner des référents différents, qui seront les plus à même de sélectionner les produits adéquats.

Étapes de location

Toute demande de location doit être réalisée au minimum 15 jours (10 jours ouvrés francs) avant la manifestation concernée.

Panier

Une fois le compte de la structure créé, il est possible de soumettre la manifestation pour laquelle existe le besoin de matériels scéniques. et de composer un panier de produits dans l’un des catalogues de matériels.

Bon de réservation

Une fois ce panier créé et validé, la demande est transmise à l’Agence culturelle qui vérifie l'égilibilité de la manifestation et adresse au client un bon de réservation détaillé.

L’utilisateur a alors le choix de valider ce bon de réservation, de modifier sa commande (pour ajouter des références, changer la quantité de produits…) ou de l’annuler.

Ce choix doit être fait dans une période donnée, indiquée sur le bon de réservation. La période est calculée en fonction du temps restant avant la période de location souhaitée, mais ne peut dépasser 10 jours.

S’il modifie sa commande, un nouveau devis sera établi.

S’il la valide, la commande est alors prise en charge par les équipes du parc sélectionné, et pourra être retirée à la date choisie.

Facturation

De la même façon, la facturation est dématérialisée. Les factures sont donc automatiquement envoyées sur les comptes clients et notifiées par mail à l’adresse fournie lors de la création du compte, et aucun envoi papier ne suit cette étape.

Retrait et retour de matériels

Les Parcs de matériels scéniques ne livrent pas le matériel. Toute personne louant du matériel se rend responsable du chargement, du déchargement et du transport de celui-ci.

Transport

Il incombe aux usagers de prévoir un nombre suffisant de personnes pour le transport du matériel ; ces personnes doivent être équipées de façon à assurer leur sécurité (chaussures fermées, gants, etc.).

Sécurité

De la même façon, il incombe aux usagers de s’assurer que le véhicule de transport prévu est adapté à la charge et au volume du matériel loué. Le poids de tous les produits est indiqué dans la description des produits, flight case compris.

Parc de matériels scéniques à Saint-Martin-sur-le-Pré : 2 Points Relais

Pour simplifier le retrait ou le dépôt de votre matériel scénique, vous pouvez vous rendre dans 2 Points Relais à Chaumont et Sedan !

Période d'ouverture :

• Le Nouveau Relax à Chaumont (52) : les mardis
• MJC Calonne à Sedan (08) : les mercredis

Les Points Relais sont ouverts de 10h30 à 12h30 uniquement sur rendez-vous.

Comment utiliser le service de Point Relais en 4 étapes :

  1. Lors de la commande en ligne sur parcsmaterielsgrandest.fr :
    indiquez en commentaire « livraison en Points Relais ».

  2. Précisez le lieu sélectionné (Chaumont ou Sedan).

  3. Attendez la validation.

  4. La date et le créneau horaire vous seront proposés par mail.

Engagement de communication

En choisissant de louer ce matériel, les usagers s’engagent à intégrer le logo de l’Agence culturelle Grand Est sur les supports de communication liés à l’évènement ou à indiquer la mention "manifestation organisée avec le soutien de l’Agence culturelle Grand Est".

Télécharger le logo de l'Agence culturelle

Pôle Techniques de la scène
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