En amont de l’évaluation d’un PCT il est important de mettre en place un certain nombre de précautions :

• Ouvrir l’évaluation dès le départ sur des perspectives opérationnelles.
• Éviter que l’évaluation soit vécue comme un contrôle, ou un audit.
• Ne pas faire une liste trop importante de questions d’évaluation (de 3 à 5).
• Rester sur le rapport des trois éléments principaux de l’évaluation : objectifs, mise en œuvre, résultats.
• Enfin établir un « secrétariat » de l’évaluation : qui fait le suivi, l’organisation des réunions, prépare les documents de travail ?

Le comité de pilotage de l’évaluation COPIL (stratégique et politique)

Il est composé des élus, de la direction générale, de la direction des affaires culturelles et éventuellement d’autres directions et des partenaires de l’évaluation.  Il valide la commande d’évaluation :

• Programme et valide les sujets proposés,
• Est force de proposition sur des sujets d’évaluation,
• Décide de la communication des études,
• Garantit le suivi après l’étude,
• Vérifie l’état d’avancement des travaux.

Le comité de technique COTECH (opérationnel)

Il peut être composé des mêmes personnes que le COPIL, en groupe plus réduit et avec des experts techniques. Il prépare la méthodologie et le cahier des charges de la politique à évaluer. Il suit l’évaluation, garantit la démarche, prépare et valide le rapport final.