Une rencontre en mode collaboratif a pour objectif de permettre l’expression de chacun, le croisement des idées et l’émergence de nouvelles idées, pour arriver à une solution commune.

Souvent, pour trouver de nouvelles idées, les rencontres se passent dans une salle où les participants se retrouvent derrière des tables en U. Un tour de table est proposé pour que chacun donne ses idées. Un secrétaire prend des notes avant un vote à main levée pour choisir la meilleure idée, puis un compte rendu est envoyé aux participants.

Une piste consiste à organiser trois îlots de tables. Le groupe est divisé en trois et chacun se positionne autour d’un îlot.

Trois phases sont alors à mettre en œuvre :

Divergence

chacun exprime ses idées, ce qui permet d’avoir une vue globale d’une situation telle qu’elle est vécue par les membres.

Pour cette phase, selon le type d’atelier, il est préférable de créer le cadre propice à ce que chacun soit face à lui-même (temps où chacun écrit sur des fiches en silence, temps en duo, etc.)

Exemple : L’animateur pose alors une question à l’ensemble du groupe : quelles idées/actions culturelles vous plaisent le plus en ce moment ?  À chaque îlot, les participants dialoguent et échangent ensemble durant vingt minutes. À la fin du temps imparti, les participants changent d’îlot, sauf une personne incarne la mémoire de l’îlot.

Émergence

association et croisement des idées faisant naître de nouvelles perspectives.

Le processus employé ici, doit stimuler la créativité des participants, sans interdit.

Exemple : De nouveaux groupes se forment au sein des îlots. Dans un premier temps, la personne restée à table expose dans les grandes lignes ce qu’il s’est dit avec le groupe précédent. Puis, l’animateur pose une deuxième question : si tout était possible, quelle serait pour vous, l’action culturelle de rêve ? À nouveau, les participants dialoguent vingt minutes. À la fin du temps imparti, les participants changent d’îlot, sauf une personne qui incarne la mémoire de l’îlot.

Convergence

recentrer les idées vers des idées consensuelles et une décision commune. C’est le moment des choix.

Exemple : Comme à l’étape précédente, la personne restée à table expose dans les grandes lignes les échanges des deux premiers tours. Puis, l’animateur pose la troisième et dernière question : concrètement, si vous deviez n’en choisir qu’une seule, quelle serait la nouvelle action culturelle à mettre en place ? Les groupes échangent vingt minutes sur cette nouvelle question.

À l’issue de ces trois phases de dialogue, chaque îlot peut disposer de quinze minutes additionnelles pour préparer une présentation de l’action sur un support défini en amont (affiche, flyer, fiche action…)

La structure globale de l’atelier pourrait être représentée par le graphique ci-dessous.

Les différentes étapes d’une rencontre et modes d’échange durant le travail collaboratif.

Source : © Marcellin Granjean